Die Artikel ist Teil einer Blog-Serie

Teil Titel
1 JIRA für Asset-Management: Überblick
2 JIRA für Asset-Management: Bestandsaufnahme
3 JIRA für Asset-Management: Arbeitsabläufe
4 JIRA für Asset-Management: Berichte
5 JIRA für Asset-Management: Physikalische Umsetzung

Dies ist der dritte Artikel von insgesamt vier über die Verwendung von JIRA für Asset-Management. Wenn Sie den ersten und zweiten Artikel noch nicht gelesen haben, empfehlen wir Ihnen dies zu tun. Ich gebe einen Überblick über den Ablauf und den Aufbau der Grundlagen für Asset-Management. In diesem Artikel untersuchen wir die Benutzung von Arbeitsabläufen, eines der größten Vorteile von JIRA.

Jede Organisation hat eine bestimmte Kultur, die die natürliche  Art der Zusammenarbeit definiert. Bei Arbeitsabläufen dreht sich alles darum, diese Kultur in der gesamten Organisation zu reproduzieren. Der Einkauf ist wahrscheinlich in kleinen Firmen und Unternehmen anders und einige Organisationen könnten alte Hardware spenden, während andere ein Recycling-Service von Drittanbietern verwenden. Mit JIRA kann das IT-Team den Ablauf, der Ihre Arbeitskultur widerspiegelt, definieren.

Bevor wir weiter ins Detail gehen, empfehle ich Ihnen, meine bewährtesten Methoden für Arbeitsabläufe in den Artikeln Guten Workflow schaffen und Workflow gut einsetzen zu lesen. Achten Sie besonders auf die Abschnitte zu Übergängen.

So wird es gemacht

Bei JIRA haben alle Arbeitsabläufe drei Hauptphasen: neu, in Bearbeitung und fertig. Jede Phase kann mehrere Status haben, um den Übergang eines Assets von Phase zu Phase zu reflektieren. Die neue Phase wird durch blau angezeigt, in Bearbeitung mit gelb und fertig mit grün. Wenn man einen Arbeitsablauf in JIRA betrachtet, kann man leicht den kompletten Nutzungsdauerzyklus eines Assets in Zusammenhang sehen.

Bei Atlassian spiegelt unser Asset-Management-Arbeitsablauf unsere einzigartige Kultur wider. Lassen Sie uns näher betrachten, wie wir unseren Bestand verwalten.

 

asset_management_workflow

 

Bei JIRA können wir Arbeitsabläufe auf verschiedene Asset-Arten aufteilen. Bei Atlassian verwenden wir den obigen Arbeitsablauf mit jeder Asset-Art. Wenn Sie unterschiedliche Arbeitsabläufe für verschiedene Asset-Arten haben möchten, ist das für JIRA überhaupt kein Problem!

asset_managemetn_workflow_sharing

 

Da jeder Artikel mit einem physikalischen Aufkleber mit seiner Tag-Nummer versehen ist, erstellt das IT-Team größere Tagmengen zum Gebrauch. Nicht verwendete Tags bleiben im „Artikeldetails eingeben“-Status blau im Diagramm. Wir werden den physikalischen Ablauf der Erstellung von Etiketten in einem zukünftigen Artikel besprechen.

Viele der gelben Phasen werden Ihnen als Bestandsübergänge zwischen Lagern, aktiv von jemandem in der Firma verwendet, oder wird repariert vertraut sein. Bei Atlassian überprüft das Finanzteam alle Assets, die entsorgt werden müssen, damit diese richtig dokumentiert werden können. Sobald die Finanzabteilung die Entsorgung zugelassen hat, wird es von der IT-Abteilung entsorgt oder für Atlas Bid aufbewahrt. Was verbirgt sich hinter Atlas Bid? Die Mitarbeiter können auf Artikel, die noch gebrauchsfähig aber vom Unternehmen als veraltet eingestuft sind, bieten. Das beschaffene Geld geht dann an unseren geschäftlichen Wohltätigkeits-Partner: Room to Read .

Sind Sie bereit zum Konfigurieren des Arbeitsablaufs ?

Die gesamte Power von Übergängen nutzen

Übergänge spiegeln die einzelnen Interaktionen von Menschen mit einem Geschäftsprozess wieder. Im obigen Diagramm sind Übergänge die Linien zwischen den Status.   Der Arbeitsablauf bei JIRA ist so hervorragend wegen der Übergänge. Teams können individuell konfigurierbare Logik einbauen, um ihr Unternehmen anzupassen und die Kultur effizient zu skalieren.

Übergänge bestehen aus vier Hauptkomponenten: Bedingungen, Bestätigungen, Folgefunktionen und Bildschirmmasken. Diese bespreche ich in den Anleitungen zu den bewährtesten Arbeitsablaufmethoden:  Guten Arbeitsablauf erstellen und Arbeitsablauf gut einsetzen . Zu überprüfen:

  • Bedingungen setzen das Berechtigungsmodell rund um den Übergang duch. Damit beispielsweise ein Bestandsartikel von in Betrieb auf verloren oder gestohlen übergeht, muss man eine Bedingung erstellen, die besagt, dass der Benutzer ein Mitglied der IT-Gruppe sein muss. Dies stellt sicher, dass nur IT-Mitglieder diese Hardware als verloren oder gestohlen melden können.
  • Bestätigungen stellen sicher, dass der Vorgang die für den Übergang erforderlichen Daten enthält. Beim Übergang eines Vorgangs von „in Betrieb“ zu „benötigt Reparatur“ kann eine Bestätigung gewährleisten, dass ein Kommentar hinzugefügt wird, der beschreibt, warum die Reparatur nötig ist.
  • Folgefunktionen nehmen Änderungen an den Vorgängen beim Übergang vor. Mit der Folgefunktion kann einem Mitglied der Finanzgruppe automatisch ein Bestandsartikel zuordnet werden, wenn es in den Zustand „braucht Finanzierungsgenehmigung“ übergegangen ist.
  • Bildschirmmasken können mit Übergängen verbunden werden, um die Benutzer aufzufordern, Daten über einen Bestandsartikel hinzuzufügen oder zu aktualisieren. Imobigen Beispiel zur Bestätigung wird ein Bildschirm verwendet, um den erforderlichen Kommentar, warum die Reparatur erforderlich ist, einzuholen.

Arbeitsablauf benutzen

Auf der Vorgangsdetail-Seite werden verfügbare Arbeitsablauf-Handlungen am oberen Rand des Bildschirms angezeigt. Benutzer können eine bestimmte Schaltfläche anklicken, damit der Artikel im Bestand von einem Zustand in den anderen übergeht.

asset_management_workflow_toolbar

 

JIRA zeichnet eine detaillierte Historie für jedes verfolgte Asset auf. Mit Arbeitsabläufen ist es einfach, den Weg eines bestimmten Geräts im Unternehmen zu verfolgen. Lassen Sie uns die Historienleiste in JIRA näher betrachten.

asset_managment_transitions_summary

 

Wir können auch JIRAs Anfragesprache (JQL)  benutzen, um mehr über Bestand zu lernen. Lassen Sie uns annehmen, dass wir über alle Geräte Bescheid wissen wollen, die für Reparatur außerhalb der Firma in den letzten 90 Tagen geschickt worden sind. Wir können eine einfache JQL-Anfrage verwenden, um dies herauszufinden:

 

Wenn Sie mit JQL nicht vertraut sind, lesen Sie Mein Primer oder Erweiterte Suche in der JIRA-Dokumentation.

TYPE = "Computer Asset" AND STATUS was IN ("Off-site Service / Repair")
DURING (-90d, now()).

In unserem letzten Artikel werden wir uns auf Reporting als ein Aspekt von Asset-Management bei JIRA konzentrieren. Verpassen Sie diesen Abschnitt nicht, da er alle Charts und Dashboards enthält, die Benutzer und Manager gleichermaßen begeistern!

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About Dan Radigan

Agile has had a huge impact on me both professionally and personally, as I've learned the best experiences are agile, both in code and in life. You'll often find me at the intersection of technology, photography, and motorcycling. Find me on Twitter! @danradigan.

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